Spotkanie hybrydowe może być konferencją, seminarium, warsztatem lub jakimkolwiek innym spotkaniem, w którym uczestnicy są częściowo twarzą w twarz, a częściowo zdalnie. Opcja hybrydowa pozwala połączyć to, co najlepsze ze świata wirtualnego i świata face-to-face. Rzeczywiście, dzięki temu połączeniu wyposażenia technicznego świata twarzą w twarz z wirtualną platformą, możliwe jest połączenie się ze spotkaniem gdziekolwiek jesteś.
Cechy charakterystyczne spotkania hybrydowego
Połączenie uczestników zdalnych i na miejscu, prelegentów i sesji
Korzystanie z urządzenia domowego w połączeniu z urządzeniami pod napięciem na miejscu. Pomoc techniczna na miejscu i zdalnie, wsparcie i moderowanie podczas spotkań – strona główna.
Jak działa spotkanie hybrydowe?
Niektórzy uczestnicy nie mogą być fizycznie obecni na spotkaniu? Mamy rozwiązanie. Na przykład niektórzy uczestnicy mogą spotkać się w sali konferencyjnej, a inni mogą śledzić przebieg spotkania zdalnie.
Jeden z naszych techników będzie obecny na miejscu, aby skonfigurować sprzęt techniczny (kamery, mikrofony, zestawy słuchawkowe itp.) i przetestować system. Gdy spotkanie się rozpocznie, prześle dźwięk i obraz do tłumaczy w czasie rzeczywistym. Dzięki temu wszyscy uczestnicy mogą odbierać tłumaczenie w czasie rzeczywistym.
Jeśli potrzebujesz tłumaczenia symultanicznego na spotkaniu hybrydowym, tłumacze mogą pracować zdalnie. Nasze wyposażenie techniczne pozwala nam na przesyłanie im dźwięku w czasie rzeczywistym, aby mogli tłumaczyć dla uczestników.
Koordynator ds. obecności będzie Twoim pojedynczym punktem kontaktowym. Ponieważ koordynator jest w bezpośrednim kontakcie z Państwem, technikiem i tłumaczami, zawsze zna status każdego projektu i może, w razie potrzeby, dokonać natychmiastowych zmian w zamówieniach.
Moderator ułatwia komunikację między uczestnikami online. Zadba on o to, aby Twoje spotkanie hybrydowe przebiegło bez zakłóceń. Dzięki hybrydowemu rozwiązaniu, osoba sporządzająca notatki może pracować również w domu, gdyż może śledzić przebieg spotkania na odległość.
Jakie są najczęstsze pułapki spotkań hybrydowych?
Od czasu pandemii Covid-19 firmy stają przed nowymi wyzwaniami, a mianowicie hybrydowymi spotkaniami i wydarzeniami. Zanim wskoczymy w głowę, wyciągnijmy wnioski z 5 najczęstszych pułapek, z którymi firmy nie zawsze spodziewają się zmierzyć.
Wymagania techniczne. Należy przetestować połączenie z istniejącymi systemami i urządzeniami, aby upewnić się, że wszystkie urządzenia działają. Stabilne, dedykowane połączenie internetowe jest niezbędne, aby Twoi uczestnicy, prelegenci, tłumacze i inni zdalni interesariusze mogli spokojnie śledzić przebieg spotkania hybrydowego.
Najnowocześniejsi uczestnicy zdalni. Upewnij się, że wszyscy są dobrze przygotowani, zapewnij każdej osobie instrukcję lub wskazówki, jak łączyć się i korzystać z platformy.
Etykieta spotkań
Uczestnicząc w spotkaniu online, należy przestrzegać pewnych zasad etykiety, podobnie jak w przypadku spotkania twarzą w twarz. Jest kilka rzeczy, na które trzeba uważać. Aby dowiedzieć się więcej, czytaj dalej tutaj!
Zgodność z prawem. Co z ochroną danych osobowych? Czy kwestie związane z zaporą ogniową zostały uwzględnione z wyprzedzeniem? Czy Twoja firma pozwala na pobranie aplikacji lub pracę z Chrome?
Różnica w oczekiwaniach/doświadczeniach. Pamiętaj, że osoby na miejscu i zdalnie mają różne oczekiwania i doświadczenia. Nieformalne dyskusje przy ekspresie do kawy czy na komputerze to nie to samo. Nie daj się przytłoczyć złożonością. Dbamy o to, byś niczego nie zapomniał!
Nasza sieć native speakerów pozwala nam zagwarantować usługi tłumaczeniowe na najwyższym poziomie. Czy potrzebują Państwo tłumacza dla konkretnej kombinacji językowej? Z przyjemnością wyszukamy odpowiednią osobę w naszej sieci tłumaczy. Organizujesz wielojęzyczne spotkanie hybrydowe? Prześlij nam swoje zapytanie, a my upewnimy się, że zapewnimy niezbędne kombinacje językowe.
Zdalnie i w biurze: jak prowadzić udane spotkania hybrydowe dla lepszej współpracy
Rozpoczynając dekonsekrację, przyglądamy się spotkaniom hybrydowym, które mieszając się ze sobą twarzą w twarz i na odległość, wymagają znacznie więcej przygotowań i facylitacji, aby były udane.
Jak zepsuć hybrydowe spotkanie z rogalikami?
Carole jest kierownikiem projektu w organizacji publicznej, która właśnie połączyła dwie jednostki terytorialne. Jej zespoły znajdują się w Reims, natomiast menedżerowie w Strasburgu. W każdy poniedziałek o 9 rano spotyka się z kadrą zarządzającą. Aby tam być, Carole musiałaby wyjechać w niedzielę po południu i spać w hotelu. Odmówiła, a zarząd nie chciał zmienić godziny spotkania.
W poniedziałek rano przynieśli croissanty i zjedli je przed nią. Nie zdając sobie sprawy, jak bardzo jest niegrzeczna, jej menedżer woła do niej: „Hej Carole, co powiesz na croissanta? Carole uważa, że mogli ją uprzedzić, kupiłaby kilka, by podzielić się tą chwilą konwulsji. Postawa grupy pozostawia ją w zakłopotaniu. Spotkanie rozkręcało się powoli, podczas gdy wszyscy zadomowili się na sali. Ona, która była na czas, musi czekać.
Spotkanie rozpoczyna się. Tylko ona jest na odległość, na wideo. Rozmawiają ze sobą, dźwięk nie jest zbyt dobry, ona próbuje nadążyć. Skanuje martwy czas, aby móc się wypowiedzieć, wyrazić swoją opinię, pokazać, że jest obecna, nie dać się zapomnieć. Wymaga to dużej koncentracji i obecności. Z daleka czuje się widzem, a nie aktorem.
Teraz jej kolej na interwencję. Przedstawia stan realizacji projektu. Podczas swojej prezentacji zdaje sobie sprawę, że ich mikrofon został nagle odcięty, a oni reagują na siebie nawzajem, nie uwzględniając jej. Jest zaskoczona. Zdaje sobie sprawę, że bycie jedyną osobą na odległość dewaluuje ją. Jest mniej słuchana, nie pyta się jej o zdanie, musi prosić o głos.
Wyraża swoje uczucia, wyraża potrzebę pracy w optymalnych warunkach wymaganych przez odpowiedzialność projektu, który dźwiga, nie poświęcając siebie ani nie pozwalając na narzucenie jej asymetrycznej organizacji, negocjuje datę i warunki kolejnego spotkania.
Pułapki spotkania hybrydowego
Jakość dźwięku musi być nienaganna. Sala konferencyjna musi być wyposażona w wysokiej jakości sprzęt wideotelefoniczny, z kilkoma mikrofonami, aby zapewnić doskonałe uchwycenie dźwięku, niezależnie od tego, kto znajduje się w pomieszczeniu.